המלצות לאיסוף מידע להבנת הארגון – תחומי מיקוד, אתגרים וסיכונים:
בהיבט הפנים ארגוני:
-
- שיחה עם המנכ”ל
- שיחה עם החשב / מנהל הכספים
- 1:1 עם חברי הדירקטוריון
- שיחות עם אנשי מפתח בארגון
- שיח עם מבקר הפנים
- עיון בפרוטוקולים מישיבות הדירקטוריון
בהיבט החוץ ארגוני:
-
- עיתונות כלכלית על הארגון / הענף
- ערנות לרגולציה בתחום (למשל- העסקת עו”ס והכשרת כל העובדים להעסקת בעלי מוגבלויות)
טיפים לדירקטורים בהקשר לדוחות הכספיים :
- בקריאת דוחות כספיים הקפידו להשתמש בכל כלי הניתוח העומדים לרשותכם (יחסים חשבונאיים, ביאורים לדוחות הכספיים וכו’)
- יש להבין את מגבלות הדו”ח הכספי ולפיכך להיעזר במגוון מקורות מידע נוספים העומדים לרשותכם
- הקפידו להיות מעודכנים בכל עת (שינויי רגולציה, התפתחויות סביבתיות, דינמיקה בארגון וכו’)
- חשובה אבחנה בין עיקר לטפל/ מהותיות
- היו ערניים לבעיות פוטנציאליות המשתקפות בחבילת הדוחות (מימון, עמידה בדרישות החוק, עקביות הפעילות עם אסטרטגיית הארגון, ניהול סיכונים וכו’)
- נדרשת נקודת מבט ביקורתית, דו כיוונית
- לאתגר מה שלא נראה סביר.
- להבין את הסביבה העסקית (רגולציה, סיכונים וכו’) ולאתגר את מה שצריך להשתקף, ולכאורה אינו משתקף בדוחות.
- במידה ואינכם בטוחים- היוועצו במומחים (רואה חשבון, מבקר פנימי, מבקר חיצוני, יועץ משפטי, בנצ’מרק עם ארגונים דומים, הדרכות וכו’).
- אל תהססו לשאול שאלות- כל שאלה היא לגיטימית!
ובמיוחד עבורכם – טיפים שאספנו מדירקטוריות ודירקטורים מהשטח:
תחומי אחריות:
- חשוב להבין לעומק את תפקידו של חבר הדירקטוריון, להימנע מ”לקטר” ובמקרה של ספקות/ חששות-“להפשיל שרוולים” ולפעול (איתגור הקיים, בנצ’מרק עם עמותות דומות וכו’).
- להתייחס לחבילת הדיווחים הכספיים מנקודת מבטם של כל בעלי העניין- תורמים, רשויות וכו’.
גילוי זהירות:
- יש לוודא “סגירת מעגל” בדוחות הכספיים- מאזן, דו”ח על הפעילות תוך שימת דגש אם קיים גרעון פוטנציאלי.
- גילוי רגישות למידע הנכלל בדוחות הכספיים (למשל- פירוט עלויות התקשרות עם גוף מוניציפלי מסוים).
- תשומת לב שלא תבוצע הסטה בין סעיפי תקציב – לבדוק שכספים המושקעים מעבר להוצאות השוטפות נמצאים בהלימה עם אסטרטגית הארגון.
הבנה בסיסית:
- נדרשת הבנה בסיסית של הכללים החשבונאיים עבור עמותות (למשל- שיקוף בספרים של תרומות בשווי).
- מעבר לנפח ההוצאות בפועל- יש משמעות לסיווגן (למשל- % הוצאות הנהלה וכלליות למול הוצאות המיוחסות לפרויקטים וכו’).
ניהול סיכונים:
- יש לתת את הדעת ליציבות מקורות ההכנסה (תרומות- רציפות/ חד פעמיות).
- מהותיות – חשוב לקבוע מראש סף מהותיות לעמותה למניעת אי הבנות עם המבקרים.