הדיון בנושאי התקציב נדחה לסוף הפגישה של הדירקטוריון. הדיון מתחיל כאשר כולם כבר עייפים מן הפגישה. עוברים על כל מיני סעיפים שהפירוש שלהם לא ממש ברור לכם. אתם מחליטים לדבוק בנקודה אחת, שנראית לכם, משום מה, לא הגיונית. אתם שואלים את איש הצוות השכיר לפירושה. הוא לא נותן לכם תשובה שמניחה את דעתכם. אתם מתחילים להתווכח. עוד לפני שמיציתם את העניין, מנהל הישיבה עובר לנושא הבא בתקציב. מגיע הרגע לאישור התקציב, ואתם מאשרים אותו, כי אין לכם סיבה שלא לעשות כן.
אם הסיטואציה הזו נשמעת מוכרת, דעו לכם שאתם לא לבד.
דיוני התקציב, על אף שהם חשובים במיוחד, נוטים להידחק לקרן הזווית ולא לזכות בתשומת הלב הראויה להם. חוסר הבנה וחוסר הקפדה הופכים את התקציב למפלצת בלתי ברורה, שכל רצונם של חברי הדירקטוריון הוא להיפטר ממנה. אבל זה לא חייב להיות ככה.
יש כמה צעדים פשוטים בהם אתם יכולים לנקוט, כדי להפוך את התקציב מאויב לידיד:
אחרי הכל, גם אליכם יכולים נציגי החוק לפנות כאשר יתברר כי גירעון התקציב הביא את הארגון שבראשו אתם עומדים לפשיטת רגל.
- מנו ועדה כלכלית ראויה.
עניינים פיננסיים הם עניינים הדורשים הבנה כלכלית מעמיקה. בין הסעיפים הקטנים בפקודות מס ההכנסה להבנה של דו”חות הוצאות והכנסות יכול האדם חסר ההשכלה בתחום לחוש כי הגיע לאזור אסון. במקום לדרוש מכל חבר דירקטוריון לעבור את התהליך כולו, מנו ועדה כלכלית אשר בה יישבו אנשים שזהו מקצועם גם מחוץ לארגון, שפעילותה תלווה על ידי יו”R הדירטקוריון. דאגו כי חברי הצוות השכיר של הארגון יעבירו לוועדה דו”חות כלכליים חודשיים או רבעוניים, והבהירו לחברי הוועדה כי עליהם לעבור על דו”חות אלו בקפידה.
- אל תשאירו הכל לסוף השנה.
בכל פגישה של הדירקטוריון, הקפידו להותיר זמן לדיווח שוטף מוועדת הכלכלה של הארגון. חבר הוועדה יוכל אז להציג בפני הדירקטוריון עניינים חשובים שעולים מן הדו”חות הכספיים שהגיש הצוות השכיר. כך יכולים חברי הדירקטוריון להיות בטוחים שהם מעודכנים בפרטים החשובים ולא מייגעים את עצמם בפרטים שאינם אומרים להם דבר.
- הציגו את התקציב טרם העלאתו להצעה.
תקציב הארגון הוא מסמך מורכב שמאחד בתוכו את מטרות הארגון עם הדרכים להגשמתן. כדי להבין אותו כהלכה צריך כל חבר דירקטוריון להקדיש זמן רב לעיון בו. אם מציגים את התקציב תוך כדי ישיבה ועשרים דקות מאוחר מצביעים על אישורו, אפשר להיות בטוחים כי איש אינו יודע בוודאות על מה הוא מצביע.
במקום זאת, יש להציג בפני חברי הדירקטוריון טיוטה של התקציב בפגישה שקודמת להעלאתו להצבעה, בכדי לאפשר להם להתעמק בו. לאחר הדיונים המוקדמים על התקציב, יש לעדכן את הסעיפים הרלוונטיים וכשבוע לפני מועד הפגישה בה נערכת ההצבעה על התקציב כדאי לשלוח לחברי הדירקטוריון עותק סופי ומוכן להצבעה של התקציב.
- צרו ערוץ תקשורת עם חברי הוועדה הכלכלית.
חברי הוועדה הכלכלית הם חלק מהדירקטוריון, ולכן הם מודעים לאספקטים השונים של ניהול הארגון. מכאן שאין כתובת טובה יותר מהם לשאלות התקציב. עם זאת, פעמים רבות אנשי הוועדה הכלכלית הם בעצמם אנשים שעוסקים בכלכלה ולא תמיד הם פנויים לספק תשובות בהירות וברורות בנושא. יש להקפיד כי חברי הוועדה הכלכלית יבינו כי חלק מהתפקיד שלהם הוא לענות על שאלות הדירקטוריון בנושא. לצורך העניין אפשר לפתוח פתח להתקשרות אישית בין כל חבר דירקטוריון לחברי הוועדה הכלכלית או ליזום פגישה להעלאת שאלות ולדיון פתוח.
- דונו בהרחבה בסעיפי התקציב.
בסעיפי התקציב השונים משתקפת מדיניות הארגון, ולכן יש לדון בהרחבה בכל אחד מן הסעיפים בתקציב. הדיון צריך לכלול שאלות כמו:
- האם הפעילות הזו מקדמת בצורה הטובה ביותר את מטרות הארגון?
- האם פעילות זו עולה בקנה אחד עם תכנית העבודה השנתית, עם התכנית האסטרטגית ועם החזון הארגוני?
- האם התכנון הכספי לפעילות זו הוא ריאלי?
- האם עלינו לממן את הפעילות הזו?
- האם גודל המימון משקף את נחיצות הפעולה?
- האם אנחנו מוציאים על הפעילות הזו יותר ממה שיש לנו?
- האם אפשר להוציא פחות על פעילות זו?
אם אכן תמנו ועדה כלכלית שהדירקטוריון סומך עליה, תקראו את התקציב בעיון, תקפידו לשאול את השאלות הנכונות ותדונו בהרחבה בכל סעיף תקציבי, אתם יכולים להיות רגועים יותר, משום שסביר להניח כי התקציב שכרגע אישרתם יוביל את הארגון שלכם קדימה, לעבר מילוי מטרותיו.
בהצלחה!